执业人员念好“三字经”
 
    采购代理机构从业人员的执业能力、素质高低，不仅影响到具体采购项目的代理操作质量，也是是否出现质疑、投诉的重要因素，更重要的是会影响政府采购的形象和声誉。笔者对采购代理机构从业人员提出“稳、准、狠”三个建议，期望对各地正在开展的采购代理机构从业人员队伍素质建设有所帮助。
 
    “稳”字经

    开展代理工作要平稳

    宏观上做计划 采购代理机构要制定出长短期计划，将整体工作规划、任务、目标分解到各部门、人员，形成各部门、人员的年度、季度、周乃至日计划。执行情况要及时形成相应的工作总结，通过总结分析现状，查找和解决问题，并为调整和修正计划提供依据。

    微观上抓落实 一是采购代理机构要建立较科学、合理的组织机构、内部管理制度、监督制约机制，制定具体、完善的业务操作制度、流程、文书范本、责任制；二是从业人员个人要根据经办项目实际建立采购项目工作账，摘要记录、综合反映从接受采购项目委托到编写标书、评标、签订合同、验收等一系列采购活动的具体过程；此外，还应制定代理采购工作方案、应急处理预案和重要、敏感信息工作记录，以保障具体采购项目工作顺利进行。

    与采购人沟通要稳重

    态度端正 关键点在于，在平等的基础上进行沟通，增强主动服务意识，提高依法采购的水平。其次，政府采购从业人员要注意与采购人沟通的技巧；方式，因人而异、因事而异；态度，热情、友善，不卑不亢；内容，细致，对具体细节更要沟通、确认无误后继续。

    坚持原则 对采购人提出的一些不合理、不合法的需求和要求，在坚持法律规定的同时，沟通时做到“有理有据、有节有情”。

    遇质疑投诉要沉稳

    切忌不冷静 不少政府采购从业人员在遭遇质疑投诉时，或手足无措，长时间理不出头绪；或怒不可遏，胸憋一口恶气；或冷眼相待，不予理睬等。一旦非理性思维出现，必然会影响对质疑、投诉的正常判断和处理。

    耐心求解决 正确的做法应是：首先，要摆正心态，本着尊重供应商质疑、投诉权利和改进完善自身工作的态度来答复质疑、配合监管部门处理投诉；其次，在了解清楚供应商质疑、投诉的具体事项后，依照法律规定及时给予质疑答复、提供投诉事项相关的书面说明。最后，坚持“有则改之，无则加勉”的态度，对供应商质疑、投诉有理的事项认真纠正或引以为鉴。
 
    “狠”字经

    业务研究要“狠学”

    采购代理机构应兴起业务学习研究之风，多渠道、多方式地开展学习研究工作：

    一是积极鼓励从业人员自学、自我钻研；二是组织集体学习，建立单位内部业务学习制度、工作研讨制度、业务传授制度；三是加强与本地、异地同行的业务交流研讨，优势互补；四是积极参加外部业务培训，如监管部门组织的培训、社会媒体或机构组织的具备权威性实用性的培训。

    同时采购代理机构还可通过建立业务学习研究奖惩机制、举办内部业务学习竞赛来鼓励、督促从业人员开展相关工作。

    业务操作下“狠功”

    当前，全社会都在提“执行力”的概念，“执行力是决定企业成败的重要因素”已成为社会共识。采购从业人员代理采购业务的操作水平正是代理机构执行力高低的直接体现。要提高执行力，采购从业人员就必须在业务操作上狠下苦功：

    首先，要发扬艰苦奋斗的精神，采购业务操作既是技术活又是劳务活，既有高端技术又有琐碎杂务，要坚持不怕苦，不怕累的精神，事情完不成的该加班的要加班。其次，要勇于探索创新，一方面是对已代理过的项目进行总结提高，探索新的更好的操作方式、程序，忌因循守旧、一成不变；另一方面是对未开展过的全新的采购项目大胆进行创新操作，勇敢地走出一条新路子。再次，要坚持精益求精，力求完美。要认真总结不同项目的操作特点和规律，以更高的效率、更低的成本、更严谨的操作、尽可能低的质疑投诉率作为完善采购业务操作的方向，多出“精品”和“样板”项目。

    不当要求须“狠拒”

    部分采购人、专家、供应商等政府采购当事人会提出不当要求，或在采购操作活动中存在不当行为。对这些要求或行为处理不当，将可能给政府采购代理活动带来阻碍，不但影响采购过程和结果的公平、公正，甚至可能使采购代理机构背上“黑锅”。以下处理方式可供采购从业人员参考：

    一是劝说，主要是针对不当要求、不当行为依法进行说服、沟通，促使相关人员转变思想、收回不当要求、改变不当行为，对于监督部门的不当要求和行为更应尽量通过这种方式来协调解决；二是制止，对采购人、专家、供应商提出的不当要求，采购人、专家在评审过程中发表不正当倾向性意见、随意评分等行为，要依法及时制止，尽力防止形成“既成事实”；三是保存证据，对劝说无效、难以制止、一意孤行的不当要求、不当行为，要注意保存相应的证据，必要时在采购活动记录中予以体现；四是反映，对采购人、供应商、评审专家的不当要求和行为应视情况及时向采购监管部门反映，对监管部门的不当要求和行为必要时也应向相关监督部门反映，由有相应权力的部门依法进行调查处理。
 
    “准”字经

    准确把握采购需求

    目前，部分纠纷往往是因为采购代理机构人员没有准确把握采购人的采购需求，或描述不清，或描述不全。如何尽量减少这种现象的发生呢？

    尊重委托 在签订委托代理协议时应请采购人明确采购项目的预算、用途、具体采购技术需求、商务要求、合同的主要条款内容等事项，切忌自作主张。

    考虑周全 对采购人提出的需求进行仔细梳理，做好“五种基本判断”：采购标准突破采购预算的可能性大不大；商务要求、技术需求是否描述准确、完整、明确；商务要求、技术需求是否存在倾向性、排斥性；能满足需求的市场竞争程度如何；交货期、保质期、售后服务要求、验收、付款条件等是否合理。

    给予建议 为采购人提供切实可行的意见建议，协助把好技术、商务需求关。

    精准编制采购文件

    编制采购文件，不单是把采购人提出的需求具体落实到文件中，更要把具体的采购程序、供应商参与竞争的相关要求、评标办法和标准、今后采购合同可能涉及到的实质性内容等事项完整、明确地反映到采购文件中。

    做到五个“防止” 在编制采购文件时，要注意防脱离项目实际，千篇一律；防含糊其词，模棱两可；防同一事项前后表述不一，自相矛盾；防存在重大疏漏，有空子可钻；防具体条款违法违规，故设圈套。

    发挥两种“作用” 一是专家的作用，在采购文件发出前可以先提请法律、技术专家对商务、技术等具体条款进行审核把关；二是供应商的作用，既可以先将采购文件草稿以一定方式进行公示，征求供应商意见建议，也可以在采购文件发出后，接受供应商的质疑或答疑要求，再根据供应商的意见或建议对采购文件进行适当修改调整。
 
    找准质疑投诉症结

    找不准供应商质疑投诉症结，胡乱进行回复是当前不少采购从业人员质疑投诉处理失败的“硬伤”。

    常见的不当表现 “眉毛胡子一把抓”，不分主次，不问来由，有求必应，该说不该说的全都说出来；“顾左右而言他”，避实就虚，避重就轻，避而不答；“节外生枝”，供应商质疑投诉本没提及的事项，代理机构从业人员却在答复中“侃侃而谈”，结果反被供应商抓了把柄。

    巧用处理的技巧 面对供应商质疑投诉，除了上述所说的要沉稳对待外，适当的处理方式技巧也是必不可少的：一是对质疑投诉内容逐项进行分析，整理出所有要点，并列出供应商提供的支持这些要点的所有证据、依据；二是对整理出的要点进行归类，是属于程序类、实体类的要做到心中有数；三是逐项进行对照核实，程序类的主要由采购代理机构自身进行程序梳理、检查，实体类的必要时要请原评审专家进行复审，甚至要向相关部门核实、请相关部门出具意见；四是答复时要讲究事实清楚、说理充分、于法有据，不含糊其词、不面面俱到，供应商商业秘密不得外泄；五是注意在法定期限内给予答复和通知。（陈世龙）
 
来源：政府采购信息报