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采购文件保存四个重点内容不可或缺
发布日期:2006-09-07    地区:四川省    阅读次数:148

    《政府采购法》第四十二条对此作出了明确的规定,即采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为采购结束之日起至少保存十五年(对规模大、价值高、性能复杂的采购项目,采购文件保存的时间应当更长一些)。那么,笔者认为采购文件的保存应当保证以下“四个重点”内容之完整性。

    一、应当保证所保存的采购文件主体重点内容之完整性。
    1、根据《政府采购法》中的规定,有义务保存采购文件的主体是指采购人、采购代理机构;其中,采购代理机构应当包括集中采购机构和《政府采购法》第十九条规定的社会中介机构;
    2、这些主体在每项采购活动结束后,应当对涉及该采购项目所有的已经形成的采购文件妥善保存,不得隐匿或者自行销毁;
    3、采购文件应当如实保存,不得伪造和变造(不得出于人为原因,如串通供应商和其他投标人等,进行有目的性的篡改采购文件);
    4、如果在采购过程中,应当形成采购文件却因客观原因没有形成的,应当如实记录;总之,采购人和采购代理机构保存的采购文件,要做到完整和真实可靠;
    5、规定采购文件的保存要求及采购文件的保存主体,都是采购文件保存工作的需要和必须,同时,也是为日后接受监督检查、处理投诉查阅等做好基础性管理工作的必需;
    6、保存好采购文件和客观完整地反映采购活动全过程及各项决策记录是采购人、采购代理机构应尽的义务,二者必须自觉履行好各自的义务;
    7、完整妥善地保存好采购文件,可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷等项工作提供客观公正的依据;加之,保存采购文件也是国际通行做法,如WTO《政府采购协议》规定,各缔约方采购机构应当将反映采购活动的文件保存三年,目的就是便于做好统计工作,以及在供应商提出投诉时向有关机构(部门)提供证据;
    8、采购人和采购代理机构应当安排指定专人负责本单位(或本部门)采购文件的收集和文件的保存工作,并提供采购文件保存必须的场所及必要的设备。

    二、应当保证保存采购文件期限符合要求的重点内容之完整性。
    1、根据《政府采购法》规定,采购文件保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年(对规模较大、价值较高、性能特殊和复杂的采购项目,采购文件所保存的时间应当更长一些);
    2、采购活动的结束,表明采购人已经获得了其需要的采购对象,但采购事件和交易行为并未终结;
    3、经常出现的情况有,一是采购活动中潜在的问题一般都是在采购完成后才暴露的,具有一定的滞后性;二是已经发生的问题需要予以解决,而解决问题所需要的时间要视解决方式而异,如进入司法程序的案件,审理时间较长并具有不确定性;三是供应商履约情况有待实践检验,一旦出现质量问题或者未履行有关承诺,采购人有可能要求退货或者换货,发生纠纷的,还可能打官司或者申请仲裁;
    4、鉴于采购文件是解决这些问题的直接证据,因此,采购文件保存期限至少为十五年;
    5、对一些规模较大、价值较高、性能特殊和复杂的采购项目,采购文件保存的时间应当更长一些,也是基于其质量、实践检验等的周期长,所以,采购文件保存的期限要更长一些;
    6、采购人、采购代理机构要建立采购文件档案管理制度,全面保存每项采购活动的采购文件;
    7、要加强采购文件的安全管理工作,防止调换、遺失、损坏等情况的发生;
    8、采购文件中的供应商投标文件,因涉及供应商的商业秘密,没有得到有关方面的许可,不得对外提供;
    9、采购人和采购代理机构还要对一些不法供应商和其他带恶意或者带目的性的相关人员“篡改、毁损”和“偷盗”等等现象以坚决的制止和打击!并采取必要的措施加以防范!

    三、应当保证采购文件构成的重点内容之完整性。首先,采购文件是指反映采购活动各类文书的总称,根据《政府采购法》规定,应当依法保存的采购文件包括:采购人或者采购代理机构对采购活动的有关记录,财政部门对该采购项目批准的采购预算或计划,采购人或者采购代理机构发放的招标文件,供应商提交的投标文件,评标委员会采用的评标标准,采购人或者采购代理机构撰写的评估报告,采购人或集中采购机构签署的定标文件,采购人或者集中采购机构与供应商签订的合同文本,验收方提交的验收报告,对供应商质疑的答复意见,有关部门作出的投诉决定等;其次,采购文件还应当包括其他有关文件、资料,如采购人或集中采购机构制定的关于招标文件修改、补充材料,采购人与采购代理机构签订的委托代理协议书等;另外,采购人和采购代理机构内部具体开展采购活动的单位,要在开展每项采购活动期间,按《政府采购法》规定的采购文件及采购记录要求,注意及时收集、编写采购文件或者记录;在每完成一个采购项目时,要及时将采购文件进行整理,交内部有关机构保存;不能等到年终统一整理,否则容易丢失资料,难以保证采购文件的完整性。

    四、应当保证采购活动记录的重点内容之完整性。
    1、采购活动记录是指采购人或者采购代理机构在采购活动结束后撰写的采购活动情况报告,采购活动记录至少应当包括下列内容:一是采购项目类别、名称(即要求说明本采购项目是货物、服务还是工程类别的项目,并完整表述具体项目的名称);二是采购项目预算、资金构成和合同价格(要求载明采购项目的预算总额、资金来源以及最后确定的合同价格);三是采购方式,采用公开招标以外采购方式的,应当载明原因;四是邀请和选择供应商的条件及原因;五是评标标准及确定中标人的原因;六是废标的原因(如果该采购项目在执行中出现过废标情况,应当如实说明废标的理由);七是采用招标以外的采购方式的相应记载;如谈判小组或者询价小组人员构成情况,谈判或者询价过程等;
    2、如若发现未按《政府采购法》规定保存采购文件现象的,将会受到严厉惩罚和制裁;
    3、按照《政府采购法》第七十六条规定,采购人、采购代理机构违反《政府采购法》规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的,由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应的行政处分;对构成犯罪的,依法追究刑事责任;
    4、采购人、采购代理机构应当认真依法履行各自的职责,对采购活动的记录内容一定要保证其完整和真实性;
    5、采购活动记录内容的收集、保存和使其完整性是采购人、采购代理机构的一项经常性工作,双方不得偷懒和推诿,要相互配合,紧密联系,让这项工作搞得更好和更加出色!

来源:硅谷动力    作者:周乔亮
 


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