谈起政府采购档案工作，在不少人看来，似乎是小题大做，但从有关媒体报道的大量事实看，一些采购人或采购代理机构，在被供应商质疑和投诉时，常因找不到政府采购档案资料，或者即使找到档案，却是资料不象样、不完整，拿不上“台盘”，以致于有理变成了无理。此时方知自已疏忽了政府采购档案工作，悔恨不已。为此，本文试就政府采购档案实际工作中应注意的一些事项，发表一些浅见。

    一、政府采购文件资料不能等同于单位文书资料。在不少采购人看来，包括一些采购代理机构也认为，政府采购文件资料就是单位的文书资料，把它作为一种事务性、临时性、突击性工作来做，甚至认为是可有可无的。这种认识是不对的，是把政府采购文件资料等同于单位的文书资料，我们大家要知道，政府采购文件资料明显不同于单位的文书资料。首先，两者属性不同。《政府采购法》第四章第四十二条明确规定:采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。这就是说政府采购文件资料属于政府采购档案，并且是财政方面的一种专业档案。不仅要遵守《档案法》的一般规定，更要合符《政府采购法》的规定，而单位的文书资料则是单位工作中形成的文字材料，只有其中对国家和社会有保存价值的文字材料，才能作为单位档案保管，因而两者在性质上明显不同；其次，两者形成的范围不同。一个是在对外工作中形成的，一个是在对内工作中形成的。政府采购文件资料是采购单位或采购代理机构，在对外实施政府采购活动中形成的一整套文字材料，单位文书资料则是单位在对内实施行政管理中形成的文字材料；再次，两者作用不同。政府采购文件资料不仅能为政府采购的统计分析、总结经验教训、降低政府采购成本、节约财政支出、接受监督检查提供原始资料，还能为处理政府采购纠纷、评比先进等项工作提供客观真实依据。还能为反对商业贿赂，促进党风廉政建设提供素材。此外，也是衡量我们政府采购工作质量和管理水平的重要标志。单位文书资料只是为加强单位内部管理服务的，是反映单位内部管理状况的原始资料。无论是在作用的范围上还是在作用的时效上，都明显低于政府采购文件资料的作用，政府采购文件资料至少要保存十五年，而单位文书资料一般只保存七年左右。正由于不少采购人，对上述政府采购文件资料的重要性认识不足，以致于把政府采购文件资料等同于单位文书资料。几年的政府采购文件资料，至今仍放在一个抽屉里。这是对政府采购工作的极端不负责，必须尽快改变这种状况，我们要切实加大对政府采购档案工作重要性的宣传力度，使他们真正重视政府采购档案工作。

    二、政府采购文件保存主体不能误解。尽管《政府采购法》在第四十二条中，对政府采购文件保存的主体，规定得很明确，那就是采购人和采购代理机构。但从现实所反映出来的情况看，不少人对政府采购文件保存主体的认识还是错误的。一种人认为政府采购文件保存主体仅指采购代理机构，包括经批准有资格的社会中介采购代理机构。持这种观点的主要是采购人，在现实中也为数不少。他们认为采购活动大多是“一锤子”买卖，且基本是委托采购代理机构采购的，政府采购文件应由他们保存归档，出了问题找他们，我们保存采购文件资料，是浪费人力物力的，因而到不少采购单位走一走，就可看到这些采购单位几乎没有保存政府采购文件资料，纵有，只是会计凭证中附政府采购批件或合同；第二种人认为政府采购文件保存主体是政府采购监督管理部门和采购代理机构。持这种观点的主要是一些政府采购监督管理部门以及地方纪委、监察部门中的一些同志。他们认为我们是实施监督管理的，不保存政府采购文件怎行，以致于不论什么采购文件都要采购当事人提供，整天埋在看采购文件资料的事务圈子中，从而“抓住芝麻丢掉西瓜”，忽略了对其它重点环节的监督管理；第三种人认为政府采购文件保存主体是政府采购当事人。即除采购人和采购代理机构外，还包括政府采购供应商。持这种观点的主要是一些政府采购代理机构的同志，他们认为政府采购当事人都涉及政府采购事项，都需要使用政府采购档案，因此，各自都要保存政府采购文件。这种观点看起来似乎正确，实际上是把政府采购文件保存主体扩大化，有违于《政府采购法》，不仅会削弱政府采购文件保存主体的作用，还会影响采购人和采购代理机构对政府采购文件保存的重视程度，所以，在实务中不能误解政府采购文件保存的主体。（上）
 
来源：中国政府采购网    作者：佩富