某采购代理机构组织办公园区绿化项目采购，由于项目总金额未达到公开招标限额，因此采用了竞争性谈判方式。在接下来的采购过程中，有４家供应商进入了谈判阶段。谈判共分３轮，由于这４家供应商平时就是对手，因此谈判气氛比较紧张，竞争很激烈。
　　在这样的氛围中，两家供应商先后作出了比较大的让步：供应商Ａ许诺，愿意在原绿化面积基础上再赠送一定的面积，并可由采购人随意选择绿化的时间；供应商Ｂ承诺，愿意赠送两个月的免费绿化护理。谈判小组成员恰到好处地使用了谈判技巧，供应商Ａ为了谋取中标，也给出了赠送免费护理的承诺。
　　在几家供应商全部满足采购需求的基础上，供应商Ａ的报价最低，成为最后的胜者。可谁知，就在谈判文件规定的合同签署时间点上，供应商Ａ反悔了。他们表示，谈判小组成员有一些误解，免费赠送的绿化面积其实是半价出售即“半卖半送”，两个月的绿化带免费护理需要采购人支付一定数额的成本费，否则整个项目就要亏本。
　　该公司的法人代表也出面表示，才几十万元的项目，他们不可能给出那么多优惠，一定是谈判的时候授权代表没有表达清楚，造成谈判小组成员的误解。
　　就在这时候，采购代理机构拿出了整个谈判过程的详细书面记录，上面清清楚楚地显示供应商Ａ在谈判时作出的各项承诺。更为重要的是，该谈判记录已被所有参与谈判的人员包括供应商Ａ的授权代表在内签字确认，想抵赖恐怕是不行了。
　　上述的案例生动地说明了对谈判过程进行书面记录的好处。虽然目前的采购手段都较为先进，越来越多的集中采购机构和采购代理机构都开始采用了录音、录像设备，但是与书面记录相比，这两种形式都无法突出谈判的重点，且不能要求参与各方当事人签字确认。
　　还需要说明的是，我国针对录音录像的证据效力限定较多，首先要保证当事人出示的录音、录像证据未被剪接、剪辑或者伪造，前后连接紧密，内容未被篡改，具有客观真实性和连贯性；其次，录音、录像证据的取得必须是通过合法的手段。除此之外，录音录像中的民事行为还必须有两个以上无利害关系人作证或者找到其他证据证明其符合《民法通则》第五十五条的要求，才可被认定有效。
　　看来，竞争性谈判组织者对谈判过程进行书面记录，并在谈判结束后由参与各方签字确认，不失为一种预防后续问题发生的好办法。

    来源：政府采购信息报