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如何提高采购代理机构“质量”(上)
发布日期:2006-06-20    地区:四川省    阅读次数:250

    一、“柠檬品”市场的启示

    要解释“柠檬品”市场,就必须先了解信息不对称。1961年斯蒂格勒发表的《信息经济学》标志着信息经济学的诞生,从此开创了经济学的一片新领域。信息经济学指出,信息是在决策中所必须依赖的要素。一般而言,相关信息越多,决策的准确性和科学性就越高,但是在搜集决策信息时是要付出成本的,即存在信息搜集成本(亦称“鞋耗成本”)。由于信息成本的存在,每个人打算拥有信息的愿望及强烈程度是不一致的,比方说有人愿意多付出成本而多拥有些信息,有些人则刚好相反,因而这就决定了各种信息(特别是许多决策相关信息)在不同的人群中的分布是不均衡的,许多现实情况都可以从这一因素出发并作出合理的解释。从分工角度看,自从有了社会分工,就有了行业之别,慢慢也就有了“隔行如隔山”的说法,这也是信息不对称,即在交易过程中交易双方有一方拥有另一方所不知的信息。

    在生活中信息不对称现象比比皆是,并且不可避免,这使得有欺骗和道德败坏等行为的人能够得手,即产生“内生交易成本”。举一个非常典型的例子就是逆向选择。1970年,阿克劳夫以信息不对称为基础,提出了“柠檬品”市场模型,开创了逆向选择研究的先河,其本意是指在“二手车”交易市场上的交易。“二手车”有好坏之分,但只有卖者知道车的真实质量,而买者无法辩别车的真实质量,只知道车的平均质量,因而只愿意根据平均质量支付价格。但好车的车主了解车的质量并只愿意以高于平均质量的车的价格出售,这样他就无法在“二手车”市场上得到他所期望的价格,只好退出交易。只有低质量车的车主才进入市场其结果是市场上交易的“二手车”的质量越来越低,买者愿意支付的价格也越来越低,越来越多的较高质量的车退出市场,最终只有低质量的车成交。当在“二手车“市场上交易的车的质量低到一定程度时,这些车将不再对买者具有吸引力,人们不愿再进入“二手车”市场,因此,整个“二手车”市场必然会消失。

    政府采购代理行业的诞生是有其必然性和必要性的。政府采购代理机构应是具备专业胜任能力、与行政机关没有隶属关系、有一定独立性、具备法人资格的合法中介机构,他们以一定标准的职业要求、知识和技能为委托人提供政府采购代理及咨询服务。政府采购代理机构总是被要求能够保持“公开、公平、公正”的原则,在瞬息万变的市场环境中,收集有效的信息资源,采用合理的采购方式、科学的评标方法,以达到物美价廉(性价比高)的目的。但是,采购代理机构并不都是如委托人所愿,亦有良莠之分。由于职业的专门化,外行人士缺乏专业知识,也不能识别采购代理机构的质量,因而在其竞争中必然会存在着逆向选择机制,在价格谈判时,“有质量”的采购代理机构在接受委托时了解自己的业务能力和预计要付出的努力水平,而委托人并不一定尽知,在支付价格采购代理机构的期望时,委托就会遭到拒绝,而“没有质量”的采购代理机构却正好大行其事;而在价格统一时,“有质量”的采购代理机构更加处于不利的竞争地位,除非也主动地放弃“有质量”的选择。照此下去,这个行业便会在一片指责声中销声匿迹。因此,必须加强两个方面的机制建设,一方面“有质量”的采购代理机构应努力通过信号传递机制来把自己同“没有质量”的采购代理机构区别开来;另一方面采购人应把目光逐渐集中在采购代理机构的执业状况上,通过信号甄别机制来识别和区分他们。

    二、信号传递——采购代理机构的努力

    采购人总是期望采购代理机构能够采购到性价比高(物美价廉)的产品,即采购代理机构要提供有质量的服务,因而采购人有理由情有独钟于能表现出“有质量”的采购代理机构。在质量参差不齐的采购队伍中,为了在竞争当中谋得生存和发展,“有质量”的采购代理机构就有动机使自己从这个混合队伍中独立出来,为此,就必须通过自身的行为表现(即信号)向采购人示意:自己属此类而非另类。其做法通常是:

    (一)着力选配一个能力强、作风正、品质好的机构负责人。采购代理机构执业质量最关键的要素就是人,尤其以机构负责人的能力强弱最为重要。只有选配一个能以非凡的胆识选拔人才,启用人才,开发人才,重用人才的机构负责人,才能够聚集高智能的优秀人才,才能组织优势互补的采购团队,才能培育出专家型人才、提高采购代理机构的社会地位;只有选配一个具有较强的开拓市场、驾驭市场能力的机构负责人,才能勇于分析市场走势和竞争态势,主动出击,合理竞争,用多元化的思维,发展业务,提高知名度,寻找合适的生存之道;只有具备较强的组织协调能力,才能使采购代理机构在与采购人的关系处理上,不卑不亢,不骄不躁,依靠执业质量赢得对方,靠人格的力量影响对方,靠自己的智慧争取对方;只有选配具备较强管理、决策能力的机构负责人,才能审时夺势、同心协力、上下联动,去实现采购代理机构执业有质量的目标。

    (二)扩大采购代理机构的规模。在采购代理机构规模不断增长的同时,其信誉也在不断地提高,其原因有:一是大型代理机构有较大的担保能力,二是相互监督。从另一种意义上看,一个大的采购代理机构被迫停业所遭受到的损失一般要明显大于一个小的采购代理机构遭到的损失,因此,大的采购代理机构更有动机来维持机构免遭经营失败,他们更有一种压力来保持和提高质量以降低因停业而带来的巨额损失的风险。此外,大规模的采购代理机构相对于小的具有更高的内部交易成本(至少包括组织协调的管理成本、决策成本等),而这些成本必须能从其他方面来弥补,比如规模效应、管理的经验和技巧等,即采购代理机构执业必须有质量,否则,大规模的采购代理机构是难以诞生和度日的。因而,采购人通常也是把质量和规模联系在一起的。

    (三)建设基础性工作。政府采购基础工作是保证采购代理机构执业质量的基础,它包括:1、明确规定政府采购人员的职责分工、任职要求和应持有的职业道德。2、建立和实施政府采购内部控制制度,包括建设内部控制环境、完善会计系统、规范控制程序等。3、规范政府采购档案的归案要求、保管期限、移交手续、销毁程序。4、明确政府采购监督的基本程序和要求,从而形成内部监督、国家监督和社会监督共同构筑的完整的有效监督体系。只有充分加强基础性工作的建设,才能使采购人在采购的过程中充分感受到简节的采购环节、有序的采购过程、完整的采购档案等有质量的服务。

    (四)建立有效的项目人员组织体系。有效的人员组织体系是保证采购代理执业质量的关键,包括:1、建立采购人员的级别制度。每一级别代表从事采购业务某一层次的工作资格。这样,在编制采购计划时就可以直接参照人员的级别进行组合。2、制订适当的采购人员轮换制度,从而避免产生诸如与采购人、供应商之间形成过分密切的关系或形成潜在的倾向性等弊端。3、明确职责分工的要求,以避免工作责任的相互推诿。4、完善采购项目的时间分配。机构负责人应对项目负责人的时间分配加以控制,而项目负责人则应对具体采购的时间分配以及后续工作的时间分配加以总体控制,并分解到其下属人员在各个采购环节上的时间分配。只有建立有效的项目人员体系,才能使采购人感受到采购代理机构的人员责任明确、时间紧凑、采购快捷。

    (五)建立合理的质量控制制度。合理的质量控制制度是保证采购代理机构执业质量的客观要求,包括:1、建立有效的政府采购流程,一方面请购、采购、验收、付款等环节应有交易授权,有相关主管人员签字;另一方面请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购、验收与相关会计记录、付款审批与付款执行应适当分离,以确保不相容岗位相互分离、制约和监督。2、建立政府采购质量责任、分析、教育、检查、总结、奖惩制度,实现质量控制的预警功能。只有合理的质量控制制度,才能使采购人对采购代理机构的采购活动放心。

    (六)建立良好的质量控制环境。良好的质量控制环境是保证采购代理机构执业质量的重要保障,包括:1、签好委托代理协议。委托代理协议是确定责任的重要文件之一,也是从事采购工作的主要依据,更是判定执业质量的重要依据。2、加强对供应商的履约管理,建立供应商信誉档案。3、建立供应商的经济赔偿制度,维护采购人的合法权益。重视听取部门意见,建立跟踪回访制度,采取召开座谈会、上门走访、问卷调查等多种形式征询部门对采购质量、合同履行、售后服务等情况的意见和建议,发现问题及时研究解决。4、加强对采购价格的市场行情监测,采取聘请专家对协议供货中标产品定期进行检查的方式,解决好中标产品价格虚高问题,维护采购人的利益。5、督促各部门严把货物验收关,采购单位要由专人负责,严格审查,出现质量问题,要按照采购合同约定,直接追究供应商的法律责任。对于专业性较强或采购量较大的采购项目,建议各部门委托国家法定质量检测机构进行验收。6、进一步完善招标文件和采购合同的标准文本,不断提高招标文件的编写质量,细化合同条款,增强招标文件和采购合同的严密性。同时,要针对不同采购项目研究制定科学的评标体系,进行评标的试点,减少评标过程中的人为因素。只有良好的质量控制环境,才能使采购人享受到附加的服务,使采购人更乐于接受采购代理机构。

作者:徐瑛    消息来源:中国政府采购网     
 


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