【案例介绍】

    某县集中采购机构编制8人，除一名会计和一名专职司机外，实际采购人员为6人，全年采购211次，采购资金总额达1900万元，平均日采购0.58次，每次采购周期为1.7天，每日采购量为5.27万元，每次采购量为9万元，人均年采购量为317万元。就是这样一支高效率的采购队伍在一次关于执业质量的民意测评中却被评为不满意单位，由此，在一味追求大规模高效率的背后所暴露出来的采购执业质量问题成为人们关注的焦点。

    【具体分析】

    笔者以为造成这种政府采购高效率低质量现象的发生，其根源主要是以下几个方面：

    一是政府采购机构本身不重视执业质量制度建设。有许多的采购机构制定了很多的内部管理制度，如考勤制度、电话费管理制度、应酬费开支制度、工资奖金分配制度、年终评比制度等，就是没有执业质量管理制度。采购人员在执业中没有严格的标准，执业过程得不到监督。有些机构虽然制定了一些质量控制办法，但实际执行过程中水份很大，内部质量控制中最重要的交易授权制度、复核制度、不相容岗位相互分离制约和监督机制往往流于形式，无实质性内容，没有发挥出应有的作用。

    二是不按政府采购政策法规的规定去做。有些采购机构不签订或事后签订采购业务约定书、编制采购计划、为套算节约率而倒挤采购预算；编制招标文件时不根据实际情况一味套用通用模板；采购时不进行市场调查，不对供应商进行重要性资格审查，或由采购人推荐或由专家评委推荐投标人；不按规定及时有效地公告采购信息；没有按照规定的条件运用采购方式；应该回避的人员不回避等等，这是造成政府采购质量低的一个重要因素。

    三是采购档案管理不规范。不注重采购档案的收集管理，特别是对一些关键环节上的实质性内容，如：参与投标的供应商概况、在激烈的竞标过程中各供应商的承诺情况、在严肃的评标过程中对各供应商的评价情况，等等，因记录很少，甚至于根本就没有记载，结果导致有的采购档案无法体现出政府采购工作公平、公开、公正的原则；有的因采购档案记录不详细，导致口说无凭，对某些中标商坑害消费者利益的行径失去了追究的依据；有的采购资料未收集，被某些人利用，造成责任不清、难予追究的局面等。

    四是缺乏风险意识、质量意识和责任心。有的采购机构在执业中不讲风险、不求质量，片面追求业务规模。

    【就地点评】

    综合上述原因，笔者以为应该从以下几个方面加以改善：

    一是加强基础工作的建设。政府采购基础工作是保证政府采购执业质量的基础。1、明确规定政府采购人员的职责分工、任职要求和应持有的职业道德。2、建立和实施政府采购内部控制制度，包括建设内部控制环境、完善会计系统、规范控制程序等。3、规范政府采购档案的归案要求、保管期限、移交手续、销毁程序。4、明确政府采购监督的基本程序和要求，从而形成内部监督、国家监督和社会监督共同构筑的完整的有效监督体系。

    二是建立有效的项目人员组织体系。有效的人员组织体系是保证执业质量的关键。1、建立采购人员的级别制度。每一级别代表从事采购业务某一层次的工作资格。这样，在编制采购计划时就可以直接参照人员的级别进行组合。2、制订适当的采购人员轮换制度，从而避免产生诸如与采购人、供应商之间形成过分密切的关系或形成潜在的倾向性等弊端。3、明确职责分工的要求，以避免工作责任的相互推诿。4、完善采购项目的时间分配。机构负责人应对项目负责人的时间分配加以控制，而项目负责人则应对具体采购的时间分配以及后续工作的时间分配加以总体控制，并分解到其下属人员在各个采购环节上的时间分配。

    三是建立合理的质量控制制度。合理的质量控制制度是保证执业质量的客观要求。1、建立有效的政府采购流程，一方面请购、采购、验收、付款等环节应有交易授权，有相关主管人员签字；另一方面请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购、验收与相关会计记录、付款审批与付款执行应适当分离，以确保不相容岗位相互分离、制约和监督。2、建立政府采购质量责任、分析、教育、检查、总结、奖惩制度，实现质量控制的预警功能。

    四是建立良好的质量控制环境。良好的质量控制环境是保证执业质量的重要保障。1、签好委托代理协议。委托代理协议是确定责任的重要文件之一，也是从事采购工作的主要依据，更是判定执业质量的重要依据。2、加强对供应商的履约管理，建立供应商信誉档案。3、建立供应商的经济赔偿制度，维护采购人的合法权益。重视听取部门意见，建立跟踪回访制度，采取召开座谈会、上门走访、问卷调查等多种形式征询部门对采购质量、合同履行、售后服务等情况的意见和建议，发现问题及时研究解决。4、加强对采购价格的市场行情监测，采取聘请专家对协议供货中标产品定期进行检查的方式，解决好中标产品价格虚高问题，维护采购人的利益。5、督促各部门严把货物验收关，采购单位要由专人负责，严格审查，出现质量问题，要按照采购合同约定，直接追究供应商的法律责任。对于专业性较强或采购量较大的采购项目，建议各部门委托国家法定质量检测机构进行验收。6、进一步完善招标文件和采购合同的标准文本，不断提高招标文件的编写质量，细化合同条款，增强招标文件和采购合同的严密性。同时，要针对不同采购项目研究制定科学的评标体系，进行评标的试点，减少评标过程中的人为因素。

消息来源：中国政府采购网