近日，受宁波市档案局委托，宁波市政府采购中心（以下简称采购中心）决定对其所需的“宁波市档案局档案数字化前处理及监理检查服务项目”实施公开招标采购。
　　
　　采购中心工作人员介绍，此次项目分为２个包，主要包括档案数字化前处理和档案数字化监理检查服务两方面内容。考虑到档案数字化工作的特殊性，在一些环节将要求中标方与监理方以及宁波市档案局（馆）工作人员一起做好档案资料的清点交接工作。
　　
　　写在纸上的变成可以播放的
　　
　　宁波市档案局相关负责人告诉记者，宁波市档案局（馆）现有馆藏档案共计３７０个全宗，档案约１５万卷，资料２万多册，由建国前的档案和建国后的档案两大部分组成，档案保存期限长，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、部分电子文档资料和少数实物档案等。现已著录案卷目录１２万多条，卷内目录１６７万多条，及少量的原文扫描。
　　
　　根据宁波市档案局数字档案馆建设项目的需要以及业务要求，他们决定通过委托外单位服务形式将馆藏纸质档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，交付宁波市档案馆利用，为档案馆内部管理及面向广大社会公众提供高效率的全面和增值服务。
　　
　　同时为更好地保障项目在质量、进度等方面达到预期目标，获得较好的经济效益和社会效益，宁波市档案局决定对宁波市档案局档案数字化加工服务项目实施全过程的监督管理和数字化加工各工序成果的质量检查进行招标，“通过第三方机构的公平管理和组织协调，加强质量、进度和安全管理等方面的控制”，该负责人表示。
　　
　　三方协作完成归档工作
　　
　　记者从宁波市档案局了解到，他们此次想要进行数字化的档案整理主要包括两个方面：建国前档案将按照预定顺序进行数字化加工；珍贵资料整理范围则以重要报纸为主。同时为了管理方便将对列入数字化范围的档案、报纸的目录进行著录准备。
　　
　　采购中心工作人员介绍。“不同与于一般项目，货物交接之后就没有中标人太多的事了，档案数字化要做的工作很具体，包括档案资料交接、档案检查整理、目录准备、移交扫描等都需要多方协作，同时还要确保档案及其档案信息的安全保密”。
　　
　　因此，招标文件要求中标方应指定专人按照与宁波市档案局共同制订的计划，并根据计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，在项目实施过程中，将由中标方、监理方和宁波市档案局（馆）工作人员一起做好档案资料的清点交接工作，填写《数字化加工档案资料出库单》，做好登记工作。
　　
　　多次检查确保质量
　　
　　“这次项目，我们同时招标项目实施单位和监理单位，同时自己也做了充足的准备，最大的目的就是保证档案数字化工程的质量，这些都是关系到今后资料统计和查阅的重要问题，丝毫也不能马虎”。采购人代表介绍。
　　
　　据了解，此次项目的质检工作非常严格，至少包括了数据挂接检查、数据备份检查、总体质检、后期整理质检等多套程序，其中，招标文件对于总体质检环节就明确要求，一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率将不低于３０％，目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为＂不合格＂。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到９９％以上（含９９％）时，方给予以验收“通过”。

来源：政府采购信息报