江西省景德镇市第一人民医院医疗设备的采购日前落下帷幕，景德镇市财政局政府采购管理办公室综合科的工作人员正在进行采购材料的整理、归档工作。

　　景德镇市政府采购办公室主任张纯告诉记者，今年我们出台了《景德镇政府采购项目档案管理暂行办法》（以下简称《办法》），“该《办法》将促进我市政府采购档案管理逐步走向规范化，并且归档的内容也进一步明确化”。

归档内容明确

　　此前，景德镇市政府采购办没有明确规定采购资料归档的内容，虽然《政府采购法》有相关的要求，但是，归档文件的内容、文件归档的顺序等没有明确的规定。

　　《办法》恰恰弥补了这一空白，并指出，项目的前期准备材料、项目的招标（询价、谈判等）文件材料、项目的开标文件材料、项目的投标（报价等）文件材料、项目的评审文件材料等8类材料属于归档内容，并且每一类材料，景德镇市政府采购办还将其进行了进一步细化，比如，项目的投标（报价等）文件材料包括：已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）、已发出采购文件的必要澄清或修改的文件、采购公告（包括招标公告等）、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函、购买招标（询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）等9项内容，可谓详细全面。

　　同时，该《办法》要求，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料及其他资料，以便于后期的查找和翻阅。

明确划分责任

　　“该《办法》的出台，不仅仅要规范政府采购档案管理行为，而且还有一个重要的目的就是规范景德镇市政府采购办内部的工作，加强内部的协调合作，明确责任，将责任落实到人”，张纯表示。
 
　　据了解，目前，景德镇市政府采购办分为三个科室，分别为采购科、信息科、综合科，每个科室负责不同类别的采购，在《办法》出台之前，档案整理的责任没有明确，通常是“谁采购谁归档”，文件丢失、残缺等问题时有出现，甚至有时，当供应商投递了质疑、投诉书，但由于采购文件残缺不全，导致案件调查存在很大难度，而问及工作人员，又互相推诿责任。

　　为此，景德镇市政府采购办出台《办法》，明确规定，综合科负责政府采购档案立卷、装订、编制目录、归档，并对档案统一管理，以确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。“当责任落实到人，由专人负责，文件残缺、丢失等问题就将大大减少，当需要查询历史文件时，查询的速度和准确率也将进一步提高”。

尚存一点不足

　　虽然类似于该《办法》的管理规定，在江西省还为数不多，虽然该《办法》对应该归档的文件、归档的责任人，归档的时间等内容都进行了明确、具体的规定，但是，“该《办法》依然存在一些美中不足之处”，张纯表示。

　　目前，《办法》还只是约束景德镇市政府采购办内部人员档案管理的工作，关于采购人、供应商、采购代理机构的相关采购文件还没有纳入该《办法》的管理范围之内。“如果将这些文件全部划归约束范围，需要市政府有关部门统一发文，才能达到有效规范的作用”，张纯说，“这还有些难度”。

　　但是，这些困难，并不能成为景德镇市政府采购办不断前进的绊脚石，最终，采购人、供应商、采购代理机构的采购文件都将被纳入该《办法》的管理范围，景德镇市最终将建立起全面的政府采购档案库，为档案的查询提供更多的便利。  
 

来源：刘卫琰 政府采购信息报