编者按：从各项代理资格的逐步取消到代理费收取标准的废止，招标代理市场的各项行政规定越来越少。这种背景下，市场的健康发展需要每一家代理机构通过自律来维护。怎样才能做好内控，打造出有责任的企业？本版特邀4家代理机构负责人谈谈他们的做法。

　　线上时代也要做好线下管理
　　■ 葛梅兰
　　在互联网时代，每家公司都在热火朝天地建设信息化系统。我司另辟蹊径，在做好线上管理的同时，通过线下的纸质流转单来做内部控制。
　　首先是工作进度表。大到采购文件编制，小到工作安排表及时送交采购人，稍有疏忽就容易出错。对此，我司制定各项目的工作进度表，明确采购流程，确定各环节审核人、签收人。从确认书受理分配到项目负责人手中开始，实时记录各环节工作的完成情况。具体包括项目负责人采购文件提交时间、技术负责人文件审核时间及修改意见、300万以上采购项目文件征询时间及下载公告等19项内容。各环节工作落实情况的跟踪表由项目负责人与办公室、财务室、技术负责人等多部门人员及总经理、采购人共同检查确认并签名，并和所有采购资料一起归档。
　　其次是项目跟踪表。公告、答疑、投诉答复、合同签订等环节，一有疏忽便会延误采购进度。对此，我司制定了纸质项目跟踪表，对各项工作流程进行实时监督检查，确认规范、按时完成。其中，采购资料复核工作尤其重要。我司曾有一个项目，由于中标供应商备案时错将杭州某单位报成了浙江某单位，导致合同款无法支付，不仅造成了工作被动，而且影响了采购单位的采购执行率。对此，我司加强了文件资料审查复核制度，强化监督管理，尤其是对招标文件中的实质性内容，必须多层面审核、专人逐一核对，保证文字无差错、表述无歧义，并做到采购标准与要求明确、评标规则合法合规、评标办法科学严密。
　　当然，信息时代，线上管理也要跟得上。我司开发了工作流程监管软件，对采购公告、中标公告、质疑处理等环节进行网上提醒。若项目负责人发现尚未按时发布公告，我司及时督促相关工作人员处理，并责成相关人员说明原因。为保证财政部门工作安排必要的时间，我司通过软件设置提醒，要求评审专家申请表在开标2天前提交财政部门。通过管理软件，总经理可在网上监控，从而及时地了解掌握相关工作进度，重点关注并督促落实相关工作，以及合理调配项目任务。
　　此外，我司还通过绩效评价考核对相关因素进行打分，并与员工奖惩措施挂钩。通过这些手段，我司努力做好内控管理。政府采购工作重在规范有序，成在细节管理，行在长期坚守。
　　★企业简介：浙江信镧建设工程咨询有限责任公司成立于2002年，是一家从事政府采购代理服务的专业机构。始终坚持以信誉和专业为立业之本，以敬业的态度和专业的服务赢得信赖，与30多家省本级单位建立和保持了长期、稳定的合作关系。
　　（作者单位：浙江信镧建设工程咨询有限责任公司）

　　制度外化于形，文化内化于心
　　■ 张红
　　内控，不仅要做好外在的制度管理，也要做好内在的企业文化建设。
　　首先谈谈制度管理，我司有八字要诀：分段管理，分工制约。
　　我司技术服务部负责招标文件等的合法性、合理性审查。业务开发人员负责项目前期的调研、明确采购人需求、协助采购人申请办理批复、进口论证、拟定招标方案、签订委托协议及采购文件编制等。技术质量中心人员负责项目立项审批、采购文件初审及终审、公告发布、组织开评标活动、协助合同签订保证金退还及质疑投诉处理等项目中后期操作。质疑处理小组从质疑函的签收、初审告知、不予受理或受理、复议、质疑回复及公示、供应商质疑登记表送达都有时间节点要求和人员分工，最大限度地维护了当事人的合法权益。财务部作为职能部门负责项目活动中的经费管理，并关注经费中的异常情况。
　　随着公司的扩大，在省内外设立了多个分公司。为了便于管理，设立了职能部门——市场部。该部门负责协调管理分支机构的业务。从立项到归档，项目过程方便可控。强化项目末端档案流程，根据政府采购法和档案法相关规定，制订公司内部档案管理制度，负责档案的完整性审查和敦促及时归档，同时为公司沉淀业务数据，以便进一步提升服务水平。
　　我司还实行内部重要岗位轮换制度，可减少和制约违纪事件的发生。
　　其次，我司主张“克己修身”的企业文化，这是我司内控建设的独到之处。随着社会经济的发展，组织越来越复杂，对管理的复杂性要求越来越高，这时，需要一个可以平衡回转的软性因素，一种基于哲学心性的文化来支撑。在我司的企业文化建设过程中，逐步发展形成了以“以德为本，从我做起”为核心价值观，以“诚信为本、服务至上、追求卓越、乐观豁达、团队精神”为根本治企理念，形成了完整的企业文化体系，从而将诚信、服务的文化观念渗透到日常管理中，变成员工自觉的意识和行为。
　　经过十余年的发展，川招依据行业特征和企业实际情况，在完善过程管理体系的同时，紧抓人心、德行教育，外化于行，内化于心。只有每个从业者发自内心地理解自律修身的重要性，才能让招标代理机构内部监督管理渐成规模，并迸发出更多活力和生命力。
　　★企业简介：四川国际招标有限责任公司2002年成立。目前已发展为涵盖招标代理、进出口贸易、商务咨询、投融资咨询等多元服务，并延伸到移动互联、培训、文化体系品牌打造等多元化服务平台，为客户提供个性化诊断及项目解决方案。
　　（作者单位：四川国际招标有限责任公司）

　　“专人负责制”也能紧锁内控
　　■ 彭时明
　　失败企业的失败都是相似的，成功企业的成功各有各的不同。优秀代理机构的制度建设，一定是根据自身条件和执业环境量身定制，没有通行天下的一统良方。
　　我司实行“专人负责+多部门协调”两级构架的内控模式。在这种两级构架的模式里，每一个采购项目既是专人负责制，也是多人参与、共同完成的模式，制约与监督在质量保障举措中自然实现。
　　采购项目实行专人负责制。即责任人从接受委托开始，需求洽谈、采购文件编制、发布信息、解答询问、组织采购评审、编写评审报告、整理采购文件、处置回复质疑等采购全过程的事务由一人负责。其优势是责任清晰，全程全情，一以贯之，没有断口和接缝。
　　这种模式，业内褒贬不一，一些同行担心这种模式会带来个人操控项目的风险。对此，我们采取评审办法会商制、采购文件审核制和合同条款专拟制加以规避。这些措施，分别由不同部门负责。
　　技术经济部负责研究、拟定或审核采购文件的技术条款和合同条款，包括对预算合理性的判断及价格风险评价。该部门专门研究制定了《政府采购招标文件编制规范》作为工作依据。该部门还有市场询价的职能，负责搜集、整理、查询市场价格和技术状态等信息，对技术要求的指向范围与合理的成交价格浮动幅度做到心中有数。
　　法务部负责采购文件和采购过程的合法性审查，主要职责是研究并谙熟政府采购的所有法律法规、政策规定、部门规章和规范性文件，对采购活动的法规政策符合性予以把关。法务部的另一项职责是参与质疑事项的处置和回复，对投诉事项和其他涉法涉诉事项的处置和应对。采购人不当诉求的判别、解释与说服调整工作也多由法务部负责。我公司的法务工作量有限，目前只设了两个法务主管的职位来承担法务部的工作。
　　还有一个合同履约部，职责是组织或配合项目验收，对结束的采购项目的采购结果与履约质量作出评估。
　　做内控建设，企业主的心态很重要。崇尚高品质的服务，淡化经济利益的追求，那种向上的升力会自然消解许多需要“内控”的纠结和烦恼。当服务的质量和信誉为企业吸引大量的服务需求时，经济利益会被双赢裹挟而来。
　　★企业简介：海南菲迪克招标咨询有限公司是一家追求专业与品质的顾问型公司，集咨询、招标代理等功能于一身。崇尚优质服务，善于用专业知识化解采购人的疑惑，在业内树立了良好口碑。曾被《中国政府采购报》授予政府采购优秀代理机构奖。
　　（作者单位：北京菲迪克招标咨询有限公司）

　　专设部门强化质量监督
　　■ 林崧
　　随着国家对招投标领域关注度不断提高、行业竞争日益激烈，招标代理机构专业化、精细化发展势在必行，公司要保持在行业的领先地位，必须开拓创新，思考新的管理方式。我司去年年末成立专门的质量监督部门，对代理项目质量进行监督，同时将监督情况与员工培训相结合。
　　质量监督部有六大功能：质量监督、公司制度建设、档案管理、人力资源管理（含绩效管理、薪酬管理、培训与开发）、公司资质与专业人员管理、廉洁从业管理。这样，质量监督部从多个角度出发，为公司建立了层次丰富的内控机制。
　　质量监督部的各项功能中，针对具体项目各个流程的质量监督实施是基础。我司主要从三方面实施。
　　前期，做好招标与采购文件的审核。公司业务部门对外发出的招标与采购文件，业务部门内部审核之后，须质量监督部审核方可对外发出。目前，对招标与采购文件的审核，实行抽查，抽查覆盖率70%以上。
　　项目实施中，做好开评标环节的监督。质量监督部作为内部监督人员参加项目开标，如发现偏差，及时进行纠正；不适宜现场纠正的，做好记录，在以后的项目中改进。开评标环节的监督实行抽查，抽查覆盖率80%以上。
　　项目结束后，通过对档案资料的检查进行过程监督。档案资料的检查分为两种方式：档案资料形成过程中的检查以及归档档案资料的检查。通过档案资料形成过程中的检查，达到了过程监督的目的，能及时发现采购过程中的问题，把事故扼杀在萌芽状态。档案资料过程检查实行抽查，抽查覆盖率50%以上。而项目档案资料归档，是项目成果的真实记录，应保证其真实性、完整性、可追溯性。公司对项目归档档案资料进行三级审核，即项目经理审核，业务部门主任审核，质量监督部质量专责审核。对归档档案资料的检查，目前，实行100%全查。
　　此外，质量监督部门发出《质量监督月报》，在公司层面对质量监督情况进行通报。质量监督情况进入员工的季度绩效考核，与员工的薪酬挂钩。根据公司《质量奖惩制度》，构成质量事故的，按质量事故处理。
　　公司主要从以上方面加强内部管理，实施以来，取得了良好成效。
　　★企业简介：湖南湘能创业招标代理有限公司成立于2002年6月。现为中国招标投标协会理事单位，中国土木工程学会建筑市场与招标投标研究分会会员单位，湖南省招投标协会常务理事单位，湖南省政府采购协会会员单位。
　　（作者单位：湖南湘能创业招标代理有限公司）

    来源：中国政府采购报