实行合同备案是加强政府采购活动监管的方式之一。我国《政府采购法》规定：政府采购合同适用合同法，并采用书面形式。同时还规定：政府采购项目的合同自签订之日起7个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。
    所谓备案，是指向主管机关报告事由存案以备查考。随着政府采购制度改革的不断深入，政府采购管理范围的不断扩大，政府采购的规模也越来越大，采购项目也逐年增多，合同备案成了采购人和监管部门比较费心的事，不管合同金额大小都得备案。例如，2012年某省直大大小小的政府采购项目超过了9000个。按照《政府采购法》的规定，这些政府采购项目合同都得报省政府采购监管部门备案。9000多个采购合同，260个左右的工作日，监管部门平均每个工作日要收到34个采购合同。不算审查采购合同，单是整理、归类、登记，就需要1个人忙上一天，同时监管部门还需要大容量的档案室进行分类存放。而采购人也需要消耗人力成本来投送采购合同。
    对此，笔者认为，可以改革政府采购合同的备案管理模式。
    一是按合同的金额分类备案管理。即各级依据政府采购合同金额的大小来决定是否需要进行备案管理。各级政府采购监管部门可以规定一个金额标准，超过金额标准的实行备案管理，其他的政府采购合同由采购人按《档案法》的要求存档备查。建议按县（市）一级50万元以上的、市（州）一级100万元以上的、省（自治区、直辖市）一级200万元以上的政府采购合同，报同级政府采购监管部门备案。
    二是按合同标的物的实用年限（寿命）进行分类备案管理。即以合同标的物的使用年限以及寿命为依据，进行分类备案管理。如合同标的物为会议服务，会议结束，双方履行义务完毕即合同终止；车辆保险的合同有效期一般只有一年的时间，有效期一到合同就终止等。有些货物类采购项目，其标的物的使用寿命低于15年，有的只有3年至5年。而工程采购项目的合同要求其保存期应与其使用寿命相当，有些应是永久保存的。因此，按合同标物的使用年限（寿命）来决定是否报政府采购监管部门备案，可以节减行政成本。凡属于服务类的合同和合同标的物的使用年限（寿命）低于5年的，则可以不需要备案，由采购人按规定保存管理。其他的政府采购合同按法律要求报同级政府采购监管部门备案。
    三是推行电子合同备案管理。实行政府采购电子合同备案既可以节约行政成本，又可以减少了采购人的工作量，而且备案方便、及时。实行电子合同备案管理首先要解决一个问题，即承认电子合同与纸质合同在法律上有同等的效力。同时，电子签章的法律地位也要明确。
    （作者单位：湖北省荆门市政府采购办公室）

来源：中国财经报网