项目档案整理与数字化

文书档案整理与数字化

财务档案整理

单价合计

重庆品迪档案管理服务有限公司

273

9.5

78

360.5

名称：成都市轨道建设工程保障中心2021年-2023年档案整理及数字化服务项目

服务范围：成都市轨道建设工程保障中心2021年文书档案项目档案约200盒，财务档案约30盒，文书档案约30件需进行整理及数字化，主要工作包括：档案实体交接、规范整理、档案修复、图文扫描、图像处理、条目著录、数据挂接、档案还原装订、卷盒盖章、数据备份等过程，形成高质量的目录数据库和全文数据库，并将数据按规定格式存储（备份）于移动硬盘，数字图像能转化为PDF格式文件正常使用，满足采购人对档案查询、利用工作的需要。

服务要求：

一、档案整理及要求

(一)分类

档案主要采用“年度+类别”的综合分类法,各档案形成单位可视归档文件实际情况增加分类,方便档案的分类保管和查询利用。

(二)立卷

档案的立卷应遵循一件业务事项立一卷档案,一卷档案内不应有重份文件等基本原则。

(三)案卷的排列

立卷单位应根据卷内业务资料的重要程度、形成的时间顺序和业务资料之间的逻辑关系等因素,综合决定业务资料的排列顺序。

(四)档案编目

1.档案的编目,包括对案卷级目录和文件级目录进行编制和著录等工作。

2.档案著录级别、著录详简级次、著录文字要求、著录信息来源应符合国家相关行业标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)要求。

3.基础著录项目应包括案卷题名、案卷编号、文件题名、形成时间、责任者、密级、保管期限、载体形态、形成部门等。

4.档案目录的编制包括盒目录及卷内文件目录两部分。目录编制应简明易懂,能满足管理工作和查询利用的需要,同时也可根据业务部门需要编制分类目录、主题目录、专题目录等(盒目录及卷内文件目录参考样式详见附件1、2)

(五)案卷封面制作

案卷封面采用200g无酸纸制作,A4幅面,内容包括:案卷号、案卷题名、档案类型、保管期限等。每卷档案的封面内容应打印在按格式印刷好的卷皮上,不采取人工填写封面内容的方式。

(六)装订

档案按卷装订成册,装订要求如下:

1.案卷按照封面、卷目录、档案资料、备考表的顺序进行装订。

2.所有资料均应以A4大小进行整理装订,超过A4幅面的资料应折叠成A4大小,小于A4幅面的文件应先托裱在A4幅面的纸张上,再进行装订。

3.案卷资料的编码,从1开始按照递增顺序从上到下依次排列,编码只针对有具体内容的资料,同一页资料正面页码序号应标注于右上角,如背面有具体内容的,则页码序号应标注在左上角，标注页码序号时应注意不压字、不掉页,无文字内容的页面不标注页码序号。

4.档案用三孔一线的方式用棉线进行装订,不得使用订书钉、橡皮筋等其他固定方式，完成装订后,在棉线接头处需贴上封条、盖骑缝章。

5.装订要求整齐、美观、不压字、不颠倒、不掉页。

(七)装盒

档案按卷完成装订后,应装入档案盒中保存。档案盒采用680g无酸纸制作。盒脊上显示盒号、档案形成单位、档案生成时间、档案保管期限和本盒内的案卷号区间，盒号可以编流水号，也可采用本盒档案的库位号，案卷号可采用“档案分类代码+流水号”进行编号,案卷号区间表示本档案盒内所存第一本档案的案卷号到最后一本档案的案卷号区间。

二、档案数字化扫描及质量要求

1、题名录入：录入文字无错误、项目（字段）无遗漏。目录数据格式应符合国家数据格式要求。按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《档号编制规则》（DA/T 13—94）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等要求进行著录。规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。著录项应包含档号、文号、责任者、题名、日期、密级、起页号、止页号、备注等项。采用人工校对或软件自动校对的方式对质量进行检查，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

2、档案原文的扫描：

（1）扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的专业扫描仪或图纸扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台。

（2）扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。

（3）扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

3、图像处理

（1）图像数据质量检查

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（2）纠偏

对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像偏斜不超过页面内半个文字，偏斜角度小于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污

去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑点、黑线、黑框、黑边等影响图像质量的杂质，档案数字化图像的去污，应遵循展现原貌的原则。

4、图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

5、供应商自带全部工程设备,自觉遵守采购单位管理规章。

6、供应商必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份。

7、数据存储：扫描图像数据采用JPEG格式存储，压缩品质“中”级。

8、数据备份：供应商完成加工后，及时向采购人移交备份数据。包括2份移动硬盘备份（硬盘可加密，由供应商提供，容量不低于1TB。）

9、数据挂接：数据需完整并及时转换至采购人所使用档案管理系统中，供应商要认真考虑其挂接技术方案，最终数据成果必须符合采购人所使用的档案管理系统中的数据格式要求；

三、项目安全保密要求

1、供应商应严格遵守相关保密安全规定，有严密、合理、可行的安全保密方案；有完善的人员管理制度，有进入现场的管理制度。

2、与工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。供应商负责对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议，并将相关材料提交采购人备案。

3、建立严格的保密制度，加强管理，所有进入加工场地的工作人员实行挂工牌制度。杜绝工作人员对档案及档案数据的私自复制行为。

4、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

5、加工场地的安全及保密措施，保证档案原件的安全和保密。

6、档案数据移交分批验收时，工作站上的数据必须在采购人工作人员的现场监督下销毁。

7、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子、电器设备。

四、档案出入库管理要求

档案出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。应指定专人（项目负责人）管理档案实体，出库时填写《档案借阅登记表》，必须做好档案出库的交接登记工作。档案出库后，档案安全工作由成交供应商负责。档案入库时必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、文件目录、基本信息完整性、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查。

服务时间：2021年12月10日前完成本年度所有的档案整理及数字化工作。服务期三年，合同一年一签。一年到期后采购人在服务合同期内对服务工作进行考核评价，如未能达到采购人要求，采购人有权单方面解除合同，由成交供应商承担违约和赔偿责任。